План — 18 минут эффективного управления своим временем

Вчерашний день, как обычно начался с желания, все изменить, кардинально и в лучшую сторону. Утром я вошел в свой офис с представлением того, какой план у меня на этот день и что я должен сегодня сделать. Затем я включил компьютер, проверил электронную почту и уже спустя 2 часа интенсивной работы и решений проблем других людей, я едва ли мог вспомнить, что же я все-таки я собирался сделать утром, когда только приступил к работе. Получилось, что я настолько увлекся решение текущих дел, что потерял ориентир на планируемые изначально задачи.

Когда я преподаю тайм-менеджмент (управление временем), я всегда начинаю свои семинары с одного и того же вопроса: «Кто из вас обладает необходимым запасом времени для выполнения всех поставленных руководством задач?». За 10 лет моих выступлений ни один человек ни разу не поднял руку.

Это означает, что мы начинаем каждый день, понимая, что не выполним всех дел. Таким образом, то, как мы проводим наше рабочее время, является ключевым стратегическим решением. Поэтому создание перечней важности исполнения дел: «Важно к выполнению сегодня» и «Второстепенные задачи» — это, то, с чего стоит начать планирование вашего времени. При этом, очень важно следить за их выполнением.

Скажу вам, даже имея предварительный план, следовать ему крайне сложно. Как можно его придерживаться, когда настолько много отвлекает вас от его выполнения? Как можно сосредоточиться на нескольких важнейших вещах, когда практически все задачи имеют первостепенную важность?

Джек ЛаЛэйн, мастер физподготовки, знает о стратегическом планировании абсолютно всё. Он известен тем, что надел на себя наручники и проплыл около 2 км, буксируя лодки, наполненные людьми. Однако, он – нечто большее, чем просто шоумен. Он изобрел несколько тренажеров, включая тренажеры с блоками и переключателями веса, которые используются в спортивно-оздоровительных центрах по всему миру. Его передача «Шоу Джека ЛаЛэйна» стало самой продолжительной телевизионной программой о физподготовке, находясь в эфире более чем 34 года.

Но это меня впечатляет не так основательно, как одна из его идей, в которой, я верю, и есть его по-настоящему тайная сила.

Назовем его стратегию (идею) — Ритуал.

В возрасте 94 лет он все еще посвящает первые два часа своего дня тренировке. Полтора часа поднятий веса и еще полчаса плавания или ходьбы. Каждое утро! Все это он делает для достижения своей цели: в свой 95-й день рождения он планирует проплыть от побережья Калифорнии до острова Санта Каталины расстояние в 32 км. Кроме того, он любит повторят: «Я не могу позволить себе умереть. Это разрушит мой «образ», созданный годами.

Поэтому, он последовательно и сознательно движется по направлению к своей цели. Выполняет одни и те же действия изо дня в день. Он заботится о своей физической подготовке внеся тренировки в своё ежедневное расписание.

Управление вашим временем тоже должно стать ритуалом. Это не просто список или смутное представление о приоритетах, т.к. это не последовательно и не сознательно. Ритуал должен быть длительным процессом, которому мы следуем несмотря ни на что, чтобы сохранять сосредоточенность на приоритетах в течение дня.

Я считаю, это возможно выполнить с помощью всего 3 шагов, которые занимают менее чем18 минут в течение восьмичасового рабочего дня.

Наметьте план на день (5 мин.).

Перед тем, как включить компьютер, сядьте с чистым листком бумаги и подумайте: что сделает этот день крайне успешным? Что Вы можете реально достигнуть? Что приблизит вас к достижению целей и позволит закончить день с чувством собственного успеха и продуктивности? Запишите свои мысли. Теперь, и это особенно важно, возьмите свой календарь и привяжите эти задачи ко времени, помещая самые сложные и важные в начале дня. Под началом дня я подразумеваю, если это возможно, время до проверки электронной почты. Если весь список не вписывается в календарь, измените приоритеты его пунктов. В решении того, когда и где Вы собираетесь сделать что-либо, кроется огромная сила.

Джим Лоер и Тони Шварц в своей книге «Сила полного обязательства» описывают исследование, в котором группа женщин согласилась самостоятельно делать обследование своей груди в течение 30 дней. 100% из тех, кто сообщил, где и когда они будут это делать, справились с заданием. Но лишь 53% — из тех, кто не обозначил время и место закончили испытание успешно.

В другом исследовании люди, прекратившие прием наркотиков (разве можно найти более неуравновешенных людей?), решили написать курсовую работу до 5 часов вечера заданного им дня. 80% людей из обозначивших, когда и где они ее напишут, закончили написание работы. Ни один из остальных с зданием не справился.

Если Вы хотите что-то сделать, решите, когда и где вы собираетесь сделать это. Иначе смело исключите этот пункт из своего списка.

Меняйте приоритеты (1 мин каждый час).

Установите на своих часах, телефоне или компьютере напоминание на каждый час. Когда раздастся сигнал, глубоко вздохните, посмотрите на свой список и спросите себя: «Продуктивно ли я провел прошедший час?». Затем загляните в свой календарь и взвешенно переопределите, как Вы собираетесь использовать следующий час. Управляйте своим временем час за часом. Не позволяйте времени управлять Вами.

Обзор (5 мин).

Отключите свой компьютер и пересмотрите свой день. Что сработало? На чем Вы сосредотачивались? Что Вас отвлекало? На чем у Вас не получилось сосредоточиться? Что Вы изучили такого, что поможет Вам быть более производительным завтра?

Сила ритуалов — в их предсказуемости. Вы делаете одно и то же тем же образом снова и снова. И потому результат тоже предсказуем. Если Вы сознательно выберете область, в которую вам стоит двигаться, а затем методично и последовательно будете напоминать себе об этом, то останетесь сосредоточенными и достигнете необходимого результата. Это же так просто!

Данный конкретная стратегия, возможно, не поможет Вам переплыть Ла-Манш со связанными руками, буксируя круизное судно. Но она однозначно может помочь Вам уехать из офиса с чувством собственной значимости и успешности.

А, по большому счёту, не это ли является самым главным?

Автор статьи PETER BRAGMAN

Статья переведена на русский язык администрацией сайта auditor-we.ru   

Оставить комментарий?

Вы должны быть авторизованы чтобы комментировать это.

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.